Ben je benieuwd hoe October werkt? Hoe de projecten van begin tot eind worden geselecteerd en gefinancierd?
In deze nieuwe serie zien we wat er gebeurt achter de schermen van October’s platform.
We trappen af met Pauline, sinds 2019 lid van het Operations en Recovery team. Zij deelt ondermeer hoe compliance checks en het opstellen van de leningsdocumentatie binnen October worden geregeld.
Wie zijn de leden van het Operations and Recovery team? En wat zijn jullie doelstellingen?
In Frankrijk heeft October haar eigen Operations en Recovery team, dat bestaat uit 3 personen. Ik stel de leningsdocumentatie op en zorg ervoor dat de projecten op het platform worden gefinancierd. Verder ben ik bezig met de bestrijding van fraude en het witwassen van geld. Camille houdt zich bezig met de gerechtelijke incassotrajecten. Tenslotte houdt Samantha zich vooral bezig met de minnelijke incasso, maar ook met het opstellen van documentatie en fraudebestrijding. In heel Europa bestaat het team uit 10 mensen onder leiding van de Head of Client Operations.
In welke fase van het traject van een kredietnemer ben je betrokken?
Wij beginnen te werken aan de uitvoering van het project, wanneer de klant heeft ingestemd met ons kredietaanbod.
Hoe werkt het opstellen van leningsdocumentatie?
Met ons team stellen we een leningscontract op met alle (financiële) voorwaarden van het door de klant geaccepteerde aanbod. Dit contract wordt intern gecontroleerd voordat het met de kredietnemer wordt gedeeld. Vervolgens sturen wij het contract naar de kredietnemer voor een digitale handtekening.
Waarom zou het Operations team een project afwijzen?
In elke stap van het kredietproces voeren al onze teams controles uit om fraude te herkennen. Als Operations team hebben onze controles vooral betrekking op de strijd tegen het witwassen van geld en fraude in geschriften. Wij kunnen dus bijvoorbeeld een project weigeren als er documenten vervalst zijn of als de potentiële kredietnemer, vertegenwoordigers of uiteindelijke begunstigden een risico op witwassen of een reputatierisico voor October vormen. Onze checks zijn de laatste voordat een project wordt gefinancierd. In andere woorden, we zijn de laatste verdedigingslinie tegen pogingen tot fraude. Onze controles bieden een extra beveiligingslaag voor investeerders.
Welke KYC (Know Your Customer) en AML (Anti-Money Laundering) controles voer je uit en met welk doel?
Ten eerste zorgen wij ervoor dat de wettelijk vereiste KYC-documenten van al onze kredietnemers up-to-date zijn. Daarnaast gebruiken wij verschillende databases, zowel openbaar als afgesloten, en vergelijken informatie om de vertegenwoordigers en uiteindelijke begunstigden te identificeren en onze due diligence uit te voeren. Dit vullen we aan met betrouwbaarheids- en reputatiecontroles via een open database.
Hoe bestrijd je fraude bij October?
Fraudeurs zijn zeer opportunistisch en zullen sommige situaties in hun voordeel proberen te gebruiken. Als financier staan we altijd bloot aan fraude. Dat zijn meestal typische gevallen, maar er zijn specifieke situaties die een groter risico opleveren. Wij zijn ons bewust van deze situaties, vandaar dat we een sterke verdediging hebben ingevoerd om pogingen tot fraude te voorkomen.
Aan de kant van de kredietnemers merken we dat tijdens een crisis (bijvoorbeeld de coronacrisis) het aantal pogingen tot fraude toeneemt omdat mensen proberen te profiteren van personeelstekorten, onoplettendheid, etc.
Toen wij voor het eerst leningen met staatsgaranties verstrekten, stelden wij veel frauduleuze kredietaanvragen vast van ondernemingen zonder enige activiteit, die ons vervalste bankafschriften en documenten aanleverden om een lening met staatsgarantie te verkrijgen. Gelukkig worden dit soort verzoeken automatisch gemarkeerd door onze tools. Elke kredietaanvraag krijgt een score, die is ontwikkeld om onze mensen bewust te maken van mogelijk geknoei met documenten.
Ook aan de kant van de investeerders blijven we waakzaam om pogingen tot fraude te identificeren voordat ze plaatsvinden. We zijn het hele jaar door voorbereid, maar des te meer wanneer we een piek in frauduleuze activiteiten verwachten, tijdens Black Friday bijvoorbeeld.
Welke soorten fraude kan je tegenkomen?
Financiële instellingen zoals October zijn gewend om met fraude om te gaan. Vervalste documenten komen het meeste voor, vooral in de documenten die we gebruiken bij de kredietanalyse. Fraudeurs proberen wanbetalingen te verbergen, hun saldi op te blazen en hun transacties aan te passen om te doen alsof ze meer geld verdienen dan in werkelijkheid het geval is. Deze vorm van fraude hebben we bij October onder controle dankzij onze verschillende tools die elke vervalsing in een document detecteren en elke verdachte transactie opsporen.
Verder proberen fraudeurs ook te verbergen wie de daadwerkelijke eigenaren zijn van een bedrijf. Zij zetten marionetten aan het hoofd omdat de daadwerkelijke eigenaar bijvoorbeeld op een sanctielijst staat. Wij werken met verschillende tools om dit soort praktijken op te sporen. Zo achterhalen we wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn en of zij in het verleden misstappen hebben begaan.
Aan de kant van de investeerders kunnen we geldezels tegenkomen. Dat zijn mensen die een rekening openen, of hun identiteitsdocumenten verstrekken zodat een rekening kan worden geopend in hun naam, om geld van illegale oorsprong te ontvangen. Daarmee wordt het moeilijker om criminelen op te sporen. Wij identificeren en blokkeren dit soort witwaspogingen door een strikt KYC-beleid met meerdere controles.
Dit KYC-beleid helpt ons ook bij het opsporen van mensen die een rekening proberen te openen op naam van mensen van wie de identiteitspapieren zijn gestolen. We weten hoe we dergelijke fraude kunnen voorkomen. Als het om een kredietnemer gaat, blokkeren we de aanvraag. Indien mogelijk, melden we het aan het bedrijf in kwestie. Als het om een investeerder gaat, blokkeren we de rekening direct. In beide gevallen melden we de fraude bij de autoriteiten.
Hoe geven jullie opvolging aan defaults en storneringen?
Zodra we bericht krijgen van een stornering, nemen we contact op met de kredietnemer, zowel telefonisch als per e-mail. Het doel is de reden van de stornering te begrijpen en zo snel mogelijk de gemiste betaling te innen. We kunnen aanmaningen versturen, incassokosten in rekening brengen en vertragingsrente rekenen op achterstallige betalingen, maar gelukkig worden de meeste storneringen na het eerste contact weer recht gezet. In de zeldzame gevallen waarin de kredietnemer niet reageert op onze berichten, schakelen we een tandje bij en starten we een gerechtelijke incassoprocedure en zullen wij de lening opeisen. Om deze procedures te verbeteren hebben we recent het team uitgebreid met een specialist.
Welke groeimogelijkheden heeft het team?
De omvang van ons team is in de laatste jaren verdubbeld. Momenteel zijn we met drie personen in Frankrijk, plus Julien Ramezani die verantwoordelijk is voor Client Operations in heel Europa.
Wij richten ons op 3 punten: automatisering, fraudebestrijding en incassomanagement. We willen de taken die we voorheen handmatig deden zoveel mogelijk automatiseren. Dan kunnen we ons meer kunnen richten op taken met een hogere toegevoegde waarde, met name fraudestrijding. Wat fraude betreft, willen wij onze controles intensiveren door onze tools te verbeteren en de skills van de hele organisatie te verbeteren. Wat incassomanagement betreft, willen wij onze afdeling structureren en professionaliseren om onze vaardigheden op het gebied van gerechtelijke procedures te verbeteren en onze incassostatistieken te verbeteren.
Pauline en haar team zijn de sleutel tot het succes van October. Zij zorgen voor de laatste controles, zowel aan de kant van de kredietnemer als van de investeerder, en zorgen voor een vlotte terugbetaling van de leningen. Onze tools helpen hen verdachte transacties en potentiële fraudepogingen te identificeren. Deze tools zijn gebruikt en getraind in meer dan 200.000 aanvragen. Ze vormen de kern van ons October Connect aanbod voor financiële dienstverleners.
In de volgende blog zal een ander essentieel team aan het woord komen. Welk team denkt u?